¡Estás estrenando trabajo! Serás el responsable de la organización de los documentos de una empresa.
Has llegado a una empresa donde nunca han implementando criterios archivísticos de organización de los documentos.
Por tanto, han acumulado en un depósito los documentos que han generado a través de 20 años de existencia.
¡Es un gran reto para ti!
Por primera vez, estás a la cabeza de implementar organización documental en una empresa.
Ésta ha puesto en ti toda su confianza para que de una vez por todas puedan contar con un Archivo Institucional, en el que la información esté al alcance de todos los colaboradores en el momento que se requiere.
Quien va a ser tu jefe te cuenta que ellos se demoraron en tener una persona con tus conocimientos. Que el archivo (ellos lo llaman así, tu y yo sabemos que es un fondo acumulado) siempre ha sido considerado el patito feo de la empresa, nadie quiere prestarle atención ni dedicarle tiempo.
Tu jefe termina diciéndote, que se han cansado de que cada vez que necesitan un documento de dos años atrás o que está en ese “archivo”, sea un dolor de cabeza encontrarlo.
Esta situación te pone a pensar sobre la gran responsabilidad que te espera.
Estás un poco nervioso debido a que nunca has tenido la oportunidad de estar en una empresa en la que no haya nada de organización documental y menos que tú seas esa persona que liderará el proceso.
Si te identificas con esta situación, mi objetivo con este post es orientarte y despejar las dudas que puedas tener para que lleves a cabo de forma apropiada y exitosa, la organización de los documentos en la empresa.
Por favor continúa leyendo hasta el final.
Desde donde NO deberías iniciar la organización de los documentos en una empresa.
Puede ser que estés pensando que lo mejor es iniciar la organización de los documentos del depósito o lugar en donde la empresa los ha estado arrumando en todos estos años.
Te dices:
“¡Claro, es por ahí, es lo que ellos consultan y tienen más desorganizado!
¡Además, si lo organizo de primero, mi jefe se dará cuenta de mis capacidades y estarán felices conmigo!”
Y entonces decides empezar por el depósito que contiene los documentos arrumados.
Pero…
3 razones por las cuales NO deberías iniciar por la organización de los documentos que la empresa ha acumulado con el tiempo.
Razón #1. Si inicias por el depósito en donde están acumulados los documentos que la empresa ha generado en los años anteriores, te podrías encontrar con la dificultad de no conocer de antemano las funciones y las razones por las que la empresa produce ciertas tipologías documentales.
Esto hará que te detengas muy seguido a revisar y analizar tipologías documentales que no identifiques.
Razón #2. Como vas estar en el lugar que alberga los dolores de cabeza de muchos colaboradores de la empresa, ellos te van a ver como su solución, siempre van a estar pidiéndote que le busques documentos.
Como ves, esto no es grave, pero sí impacta. No digo que no lo hagas, pero dependiendo de la cantidad de consultas, harás que tu trabajo se vaya estancando.
No sólo es que te pongan a buscar documentos. También te podrían estar consultando de manera constante cual es la mejor forma para ellos llevar a cabo distintas actividades con el archivo de su oficina, aprovechando que tú eres el nuevo experto archivístico que tiene la empresa.
Te repito, no estoy diciendo que no debas de ayudar, quiero que entiendas que todo esto puede distraerte de tus objetivos.
Quizás, si hubieras iniciado de otra manera, no tendrías que resolver tantas dudas a los demás colaboradores de la empresa.
Razón #3. Para mí esta es la más importante de todas.
Al decidirte primero por la organización de los documentos que la empresa ha acumulado en el transcurso de su existencia, estás ante una alta probabilidad de ingresar a un círculo vicioso de desorganización documental.
¿Cómo así?
¡Mira, es fácil!
Si solo te concentras desde el inicio, por ejemplo, en la organización de los documentos acumulados por la empresa, una vez ya termines con ellos, ten la plena seguridad que cuando te dirijas a las oficinas vas a encontrar un nuevo arrume de documentos sin criterios de organización.
¿Por qué crees que pasó esto?
Porque las personas de las oficinas continuaron haciendo las cosas como las venían haciendo desde antes de que tú llegaras.
Entonces, ahí está el resultado.
Tendrás que iniciar con la organización de este nuevo arrume de documentos. Y cuando termines de hacerlo, una vez más lo encontrarás porque se volverá algo de nunca acabar.
Te propongo la siguiente solución.
El mejor punto de partida por el que SÍ deberías iniciar la organización de los documentos.
Ya debes de tener claro las razones por las que te sugiero no empezar por la organización de los documentos que están en el depósito acumulados por la empresa con el paso de los años.
Espero que no inicies desde ahí.
Pero, ¿entonces por dónde deberías de iniciar?
El punto de partida correcto debe ser desde las oficinas.
Si, ¡como lo lees!
Desde los Archivos de Gestión.
Tu primera labor desde que te pusiste manos a la obra, debió ser el de adecuar las diferentes oficinas de la empresa con los criterios archivísticos para la organización de los documentos.
Piensa en la anterior razón #3, si las oficinas no tienen procedimientos claros y establecidos para la organización de los documentos, entonces su desorden ¿a dónde crees que lo van a llevar?
Ya sabemos a dónde. ¿Verdad?
Ya que estamos en este punto, te presentaré una “mini guía” para establecer los criterios de organización de los documentos de las oficinas.
Mini Guía para la organización de los documentos en los Archivos de Gestión.
Solo toma una decisión antes de iniciar con la organización de los documentos de las oficinas:
- Con Tablas de Retención Documental
- Sin Tablas de Retención Documental
Así de simple.
Sin complicaciones.
Pero si tienes la oportunidad de tomar la decisión, mi consejo es que lo hagas mediante la Tabla de Retención Documental, porqué de una vez contarás con el instrumento y la vía libre para determinar la disposición final de los documentos que se empezarán a crear.
Si tu opción es ésta, te recomiendo mi artículo sobre: Como hacer una Tabla de Retención Documental y no morir en el intento. (Da clic en el enlace)
Pero si por algún motivo no puedes iniciar con la Tabla de Retención Documental, sigue estos pasos para establecer la organización de los documentos en las oficinas:
Paso 1: Elabora el Cuadro de Clasificación Documental para todas las oficinas que están en el organigrama.
A cada oficina, entrégale su correspondiente Cuadro de Clasificación Documental.
Paso 2: Establece en cada oficina el Sistema de Ordenación más adecuado según las agrupaciones documentales que producen.
Te sugiero que este paso quede reglamentado en un documento en el que se relacione dicho sistema, de acuerdo a cada agrupación.
Te invito a descargar la Cartilla de Ordenación Documental del Archivo General de la Nación de Colombia.
Paso 3: Implementa un Instrumento de Descripción de los documentos para que se facilite su ubicación rápida.
Mínimo establece el Inventario Documental para que la persona de la oficina lleve un control de los documentos que tiene bajo su poder y coordinación.
Además, facilitará su localización.
Si no cuentas con el formato porque no lo conoces o nunca has utilizado uno, da clic en este enlace para que descargues el acuerdo 038 de 2002 que contiene el formato de Inventario Documental, establecido por el Archivo General de la Nación de Colombia.
Pásalo a Excel y modifícalo (agrégale más campos) de acuerdo a tus necesidades.
Paso 4: Elabora un instructivo con el cual definirás las pautas mininas y básicas que se deben de llevar a cabo en las oficinas para la organización de los documentos.
Este instructivo debería enfocarse en:
- Cómo identificar cuáles son los Documentos de Archivo y cuáles son Documentos de Apoyo.
- Cómo crear los identificadores o separadores de las Series y Subseries documentales.
- Cómo conformar las Unidades Documentales (carpetas con documentos de un mismo asunto)
- Cómo es la organización de los documentos con el Principio de Orden Original al interior de la carpeta
- Cómo hacer Depuración y Expurgo de las unidades documentales.
- Cómo realizar la Foliación.
- Cómo realizar la Ubicación Física de los Documentos en los Archivadores o las Unidades de Conservación.
- Cómo diligenciar el Inventario Documental.
- Cómo Transferir los Documentos que han terminado su trámite a otro Depósito de Archivo o al Archivo Central.
- Una sección que explique cómo implementar todo lo anterior a los documentos electrónicos.
Espero que esta mini guía te oriente sobre la organización de los documentos de los archivos de gestión (oficinas).
Articulo tomado del sitio web: nosonpapeles.com
